라이프해커

Gmail을 사용하신다면 혹시 아래와 같은 생각을 해보셨나요?

A) 시간이 오래된 메일일지라도 잘 분류하여 보관해두고 싶다. (즉 Gmail을 개인이나 업무의 database로 활용);
B) Gmail의 Label (레이블) 이 너무 많아서 편지와 좌측 사이드바가 좀 버벅거린다;
C) Gmail에서 좀 더 효율적으로 일하고 싶다;

Gmail을 한동안 사용하다 보면 시간이 오래된 메일이 많이 쌓이게 됩니다. 저 본인의 경우엔 Gmail 사용빈도가 비교적 높은 편인데 과연 어떤 정도인가를 설명해보자면 (이 글을 쓰기전에 일부러 한번 살펴봤습니다:) 현재 Gmail Filter의 개수 61개, Gmail Label의 개수는 96개이며 전체 편지의 개수는 2211통이고 기본적으로 한통의 편지에는 1개에서 5개좌우의 Label이 같이 붙어서 따라다니는 상황입니다.

서론이 할수없이 좀 길었는데 위에서 얘기한 A/B/C의 문제 및 모순을 해결하려면 파이어폭스에서 GTDInbox 의 확장기능을 사용하면 모두 해결됩니다.

정리순서와 실행방법:




3. GTD Label Prefixes 의  이용:

(1) 오래된 편지 정리하기:

-좌측 사이드바에서 Edit Label 을 클릭하고 레이블 편지하기 화면에 들어갑니다. 레이블 편집하기 화면의 우측에서 Rename Label을 클릭하고 원래 Label 이름 앞에 Old/을 붙여주고 OK를 누르면 됩니다. 모든 낡은 편지와 관련되는  레이블은 유사한 처리를 거친후에 좌측 사이드바 'Old' 안에 숨겨집니다.
(아래의  그림 두개 참조)











좌측의 Labels 에서 Misc는 GTDInbox를 도입하기전에 존재하던 레이블들이며 기타 Statuses 등은 Gmail에 GTDInbox를 안장한후 새롭게 생성된 GTD label Group 들입니다.  (좌측의 그림에서 레이블들은 전부 숨겨진 상태이며 임의의 Group 이름을 클릭하면 다시 펼쳐질수 있습니다.)

(2 ) GTDInbox 자체의 레이블 정리/설정:

GTDInbox가 도입된 Gmail에서 좌측 사이드바의 Edit Label을 클릭한후 최하단으로 이동하면 아래의 그림이 펼쳐지며 구체적인 설정을 할수가 있습니다.

물론 GTDInbox에 사용되는 Label의 영문 가이드도 들어있습니다.

(아래 그림 클릭)
     

(3) 구체적인 응용의 예:

Next Action:  To do next / To do today  (다음 행동/오늘 해야 할일);
Action: Must be completed  (액션, 반드시 끝내야 하는 일들);
Waiting On: Delegated to someone else, waiting for response (다른 사람에게 위임했거나 답복을 기다리는 일들);
Some Day:  No priority, to review one day (미루어야 할 일들);
Finished:  Finished, no more action now or ever. (완료된 일들);

관련 글:
1) GTDInbox로 일정 관리하기
2) Gmail 2.0버전에 적용될수 있는 GTDInbox 최신버전
3) GTD원리의 개인실천

개인적인 프로젝트들은 "P/Label name"의 형식으로 Gmail에서 Label을 만들어서 관리할수가 있습니다. (사이드바에서는 P/가 보이지 않습니다.)
P/Blogging
P/GTDInbox (혹은 P/GTDinbox/Ideas)
P/집이사

Contexts: 일할 장소/지점/공간을 구분하는것입니다.
(전화로 처리할 일/차안에서 처리할일/회사 혹은 집에서 해야 할일들 )

References (참고사항/Action과는 상관없는 사항들)
R/Contacts (전화번호/Email 주소 등)
R/Price (가격)
R/Reference (기타 참고사항)
R/Schedule (개인적인 스케줄)

Old (오래된 메일들을 이곳에 분류하여 저장합니다. )
Misc: 기타 주요한 레이블들

위와 같은 정리를 거치면 Gmail이 원래의 심플한 모습으로 돌아가며 더욱 Powerful 해집니다.



Related Reading:
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