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생산성 제고, 시간관리, 커뮤니케이션과 소셜 미디어을 위한 수많은 디지털 도구들이 인터넷에서 급격히 확산되고 있다. 모든 도구들을 다 추적하고 번갈아 사용한다는 것은 비생산적이다. 때문에 모든 정보와 도구를 한 곳으로 통합시킬 필요가 있다.

지메일이 최고의 이메일 시스템이며 Tasks와 커뮤니케이션을 통합한 도구라는 사실은 이미 널리 알려져 있다. 지메일을 잘 활용한다면 지메일을 단순한 이메일 시스템이 아닌 개인 생산성 도구로 확장시켜서 거의 모든 일을 수행할 수 있다. 지금 쓰려는 글의 주제는 두가지이다. '어떻게 하면 지메일을 나의 킬러 GTD도구와 생산력 센터로 만들 수 있는가? ''어떻게 스마트하게 지메일을 사용할 것인가?'에 관해서이다.

1. Gmail을 기본 이메일도구로 사용 : Gmail은 스마트하다. 자동 필터링과 라벨링 및 내부 검색은 지메일의 핵심기술이다. 임의의 어떤 편지가 도착했을 때 지메일은 당신을 대신하여 기초적인 분류/저장/라벨링 등 작업을 자동으로 완성해줄 수 있으며 온라인에서의 모든 작업은 바로 오프라인으로 이어진다. 지메일에선 전통적 의미의 파일링 작업을 할 필요가 없으므로 거의 완벽한 no paper작업을 수행할 수 있다. 본인은 오로지 Gmail만이 Email Zen에 도달할 수 있다고 본다.

2. 오프라인으로 Gmail을 사용 : 오프라인 지메일을 사용하면 비행기나 기차위에서, 남극 혹은 북극 등 인터넷 연결이 안되는 곳에서도 내 노트북에 편지를 쓸 수 있다. 오프라인 지메일의 가장 큰 장점은 로컬에 대한 개인 데이터의 동기화(싱크)이다. 흔히 오프라인 지메일이라고 말하지만 실지 인터넷 연결이 끊어질 때까지는 온라인으로 걸어놓고 정상적으로 사용하면 되므로 아무런 불편함이 없다.

3. Gmail을 To-do와 일정관리 도구로 사용 : 아래에 지메일에서 액션관리와 To-do 관리를 할 수 있게 해주는 몇가지 GTD 도구를 추천한다. 주의 : 데이터의 자동싱크(동기화)가 이루어지지 않는 이상 두가지 이상의 수집함(Inbox)과 To-do도구를 복합사용하지 않을 것을 권한다.

- Gmail Tasks : 심플하고 강유력하며 Tasks에 기한(due date)을 정해주면 Google Calenda와 자동으로 싱크(동기화) 된다. 이 곳의 Youtube 동영상을 꼭 감상해보시기 바란다.
- GTDInbox(ActiveInbox) : Firefox와 구글 크롬 사용자에게 추천할 수 있는 훌륭한 GTD도구이며, 프리미엄 서비스도 제공한다.
- RTM (Remember The Milk) : 지메일에 추가할 수 있는 Gmail Gadget를 제공한다.
- 기타 개성화한 도구도 있다. 대표적인 것은 Lifehacker에서 DIY한 이 GTD도구를 예로 들 수 있으나 불안정한 Gmail labs의 일부 요소를 응용했기에 일반 사용자들에게는 추천하지 않는다.

contacts
4. Gmail 주소록을 기본 주소록으로 사용
: 모든 연락처와 이메일주소는 지메일 주소록에 보관해두고 관리할 수 있다. 주소록은 다른 이메일계정에서 가져와 지메일 주소록에 import시킬 수 있으며 주소록은 백업도 가능하다. 모든 정보를 한 곳에서 집중 관리한다는 사실이 중요하다.

5. Gmail을 나의 온라인/오프라인 RSS 구독기로 사용
:  뉴스성이 강한 사이트의 Feed는 편지의 형식으로 지메일로 구독해 읽을 수 있다. Feed가 지메일 메시지로 들어온 후에는 선택한 편지를 지메일의 특정 폴더에 보관(북마크)해둘 수 있다. 지메일 Web Clips에도 필요한 Feed를 추가할 수 있다. Feedburner나 Feedblitz와 같은 서비스를 이용하면 이메일 구독을 제공하지 않은 그 어떤 사이트의 RSS도 이메일 뉴스레터로 전환시켜 편지형식으로 받아볼 수 있다. 일부 특정 키워드나 카테고리의 글들을 읽는 것을 원하지 않는다면 필터링 설정을 통해서 그런 편지들을 휴지통으로 보내버릴 수도 있다.

- 지메일창을 떠나지 않고 Google Reader와 기타 임의의 구글 apps를 직접 사용하려면 아래의 글에서 얘기한 팁과 도구를 참조하면 된다. Gmail창에서 필요한 웹사이트를 직접 사용하기 - Gmail Tips #7

6. Gmail을 나의 기본 북마크 도구와 데이터베이스(DB)로 사용 : delicious나 마가린과 같은 소셜북마크 시스템도 좋겠지만 내 지메일에 웹 페이지를 북마크해둘 수도 있다. 왜냐면 지메일은 검색이 잘 되기에 웹페이지를 지메일로 저장한 후에는 언제 어디서나 쉽게 원하는 메시지를 신속하게 찾을 수 있으며 또 원하는 태그(라벨)는 필터링을 통하여 자동으로 부착시킬 수 있으므로 시간이 절약된다.

Send To Gmail
-웹페이지의 일부를 마우스로 선택해서 지메일로 보내려면 Firefox 에 탑재된 구글 툴바에 들어있는 기능인 Send To Gmail을 사용하면 된다. 다만 최근 이 것이 Firefox 3.5에서 잠시 기능을 상실했는데 조만간 회복될 것으로 예상된다. Send To Gmail을 이용하여 지메일로 웹페이지를 발송하면 바로 지메일 편지쓰기창으로 이동되며 관련 웹페이지의 퍼머링크가 지메일에 자동으로 입력된다.

-toread.cc : 웹서핑을 하다가 재미있는 웹페이지를 발견했을 때는 toread.cc의 북마크릿을 사용하여 쉽게 전체 웹페이지를 내 지메일로 보낼 수 있어서 이 도구를 추천한다. 오프라인 지메일을 사용하게 된다면 모든 지메일 북마크는 내 로컬 하드에도 저장이 된다. toread.cc 사이트의 발신자 주소를 검색어로 필터링을 설정하게 되면 지정된 폴더로 가 쌓여있는 북마크된 글을 읽어볼 수 있다. (아래는 필터설정의 예제이다.)
Matches:
from:(info@toread.cc) Do this: Apply label "S/ToRead", Never send it to Spam

- 이메일로 구독한 Feed나 블로그 포스트중 유용한 내용들은 지메일에서 자연스럽게 직접 북마크할 수 있으며 필요없는 편지는 삭제를 한다. 북마크된 글의 라벨 설정은 라벨이름앞에 일율로 B/ 를 붙여서 관리하는 것이 좋으며 여기서 B/는 Bookmark를 의미한다. (예: B/Google, B/Gmail, B/Howto ... ) 아래 스크린샷을 클릭해보시면 된다.

Gmail

- Yahoo! Alerts 같은 서비스를 이용하게 되면 나의 delicious 북마크나 구글 리더 공유항목 혹은 내 마가린 북마크를 내 지메일로 백업 및 북마크할 수 있다.

Yahoo! Alerts



















Tip1: Yahoo! Alerts의 편지가 스팸으로 잘못 필터링되는 경우가 있는데 아래와 같이 필터링을 설정하거나 Yahoo! Alerts메일주소를 지메일 주소록에 미리 추가해주면 이런 문제가 없게 된다.
from:(alerts@yahoo-inc.com) Do this: Skip Inbox, Apply label "B/Backup", Never send it to Spam
Tip2 : 지메일로 들어오는 모든 편지(데이터)는 지메일자체의 자동 전달기능을 이용하여 내가 유료로 호스팅을 받고 있는 다른 서버에 위치해있는 메일함으로 데이터를 전송할 수 있으며 이중백업을 실현할 수 있다.

7. Gmail을 나의 블로깅 관리도구로 사용 : 블로깅 프로젝트와 블로깅해야 할 내용은 모두 액션관리와 일정관리의 범주에 속하기때문에 지메일에서 직접 관리할 수 있으며 지메일에 북마크된 임의의 글이나 RSS에서 소스와 영감을 얻어서 바로 블로깅으로 전환이 가능하다. Blogger, Wordpress, Moveable Type 혹은  TypePad 등 특정 블로그는 메일함에서 포스트를 직접 작성하여 원격 포스트가 가능하다. 뿐만아니라 내 블로그의 RSS를 지메일로 구독해두면 지메일에 자동 백업이 된다.

- Disqus : Disqus(디스커스)를 내 블로그의 기본 댓글 시스템으로 설정하게 되면 disqus를 설치한 다른 블로그나 내 블로그에 달린 모든 댓글을 모두 지메일로 받아볼 수 있을 뿐만 아니라 댓글에 대한 답글은 지메일을 떠나지 않고 지메일에서 직접 작성하여 원격포스트 할 수 있다. Disqus에 계정을 설치할 때 내 이메일을 지메일계정으로 등록을 하지 않았다면 이곳에서 변경 및 재설정이 가능하다.

8. Gmail을 나의 소셜 네트워크 관리도구로 사용: 소셜 네트워크의 업데이트는 Google Reader에 구독하거나 텍스트형식의 Feed로 이메일로 구독해서 시간을 내서 읽는 것이 편리하다. 소셜 미디어 사이트를 일일히 방문하는 것은 시간랑비가 된다.
 
- Twitter: TwitterGarget를 이용하면 지메일에서 직접 트위터를 사용할 수 있으며 트위터의 거의 모든 기능을 다 사용할 수 있다.

- Facebook : 지메일에 추가할 수 있는 gadget이 있긴 하지만 지메일의 속도를 느리게 하므로 개인적으로는 추천하지 않는다. 대신 Facebook Group이나 친구의 메시지를 지메일에서 받아볼 수 있게 설정하는 것이 중요하며 Facebook을 방문하지 않더라도 Facebook을 자동 업데이트 시킬 수 있는 애플리케이션은 무지 많다. 이외에 친구가 올린 Facebook 댓글에 대해서서는 지메일에서 직접 Reply가 가능하다.

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- FrinedFeed : 지메일에 추가가능한 관련 gadget이 있긴 있지만 역시 추천하지 않으며 FrinedFeed의 메시지를 지메일로 받아볼 수 있게 설정할 것을 권한다. 지메일을 떠나지 않고 내가 읽은 재미있는 Feed의 일부분을 발췌하여 FrinedFeed로 글을 쏴 올리려면 내 메시지를 share(at)friendfeed.com으로 발송하거나 지메일에서 Gtalk로 FriendFeed로 글을 내보내게 설정할 수도 있다. FriendFeed 계정을 설치할 때 내 이메일을 지메일계정으로 등록을 하지 않았다면 이곳에서 변경 및 재설정이 가능하다. 친구와 나의 FriendFeed의 모든 업데이트는 구글 리더로 구독하여 읽을 수도 있으며 구글 리더는 내 지메일에 통합시킬 수 있다.

- 지메일에 추가가능한 gadget는 여러가지가 있으나 어떻게 사용할 것인가는 여러분들의 선택에 달려 있다. 단 필요한 가젯만을 추가할 것을 권하며 이메일의 사용에 얼마만큼 영향을 미치냐를 고려해야 한다.

업데이트 : 현재 본인은 위의 가젯을 거의 다 사용하지 않고 있다 :)

9. Gmail을 문자/음성/영상 채팅도구로 사용
: 지메일에 내장되어 있는 GTalk창을 이용하여 문자와 음성/영상채팅까지도 가능하며 Gtalk로 내 FrinedFeed로 글을 내보내거나 FrinedFeed의 실시간 메시지를 대화창에서 Live로 확인 할 수도 있다.

10. Gmail과 내 로컬하드에 저장된 모든 데이터의 통합검색과 관리 : Gmail Search Bookmarks와 같은 도구를 이용해서 브라우저 툴바를 잘 설정해주면 내 지메일에 들어있는 일련의 정보를 쉽게 검색해낼 수 있다.(이미지 출처: : Lifehacker)

googlegtd7

- Gmail의 Quick Links에도 자주 사용되는 유용한 검색 명령어을 저장해둘 수 있수 있다.

- 온라인과 오프라인의 모든 필요한 데이터를 클라우드와 내 컴퓨터로부터 신속하게 찾아내고 통합관리하려면 Google 데스크톱을 사용하면 된다. 더 이상 파일, 이메일 및 북마크를 직접 정리할 필요가 없다고 볼 수도 있다. Google 데스크톱을 사용하면 단순히 컴퓨터를 검색하는 것이 아니라 가젯 및 사이드바를 통해 웹에서 새로운 정보를 수집하고 체계적으로 관리할 수도 있다.

quick search










PS ) Inbox Zero가 궁극의 목표인만큼 지메일에 들어오는 RSS나 메일링 리스트의 량은 최대한 줄여야 함은 물론 할 일을 만드는 것이 아니라 줄이는 것이 가장 중요하다. 이 부분에 대해서는 독자분들께서 잘 알아서 판단하실 수 있으리라 믿는다.

참고자료:

Hack Attack: Bookmarking with Gmail [Lifehacker]
Turn Gmail Into Your Ultimate GTD Inbox [Lifehacker]
Ten Must-Have Gmail Filters Available for Download [Lifehacker]
How to Make Gmail Your Ultimate Productivity Center [Zen Habits]
Making Gmail Your Gateway to the Web [Micro Persuasion]
Turn Gmail Into Your Personal Nerve Center [Micro Persuasion]
More Ways to Use Gmail as a Personal Nerve Center [Micro Persuasion]
Turn Gmail (or any E-mail Account) Into a Social Network Hub [Micro Persuasion]

지메일을 궁극의 GTD도구와 생산력 센터로 - Gmail Tips#18 - 라이프해커

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  1. Commented by joogunking at 2009/08/13 06:24

    저는 지메일을 간단한 메모와 작은 파일보관함으로 사용하고 있었는데 이런 방식으로도 활용이 가능하네요. 블로그 에디터나 북마크서비스를 따로 이용할 필요없이 지메일에서 통합해서 사용한다.. 생각도 못했습니다. 좋은 정보 감사합니다.^^.

  2. Commented by 라이프해커 at 2009/08/13 09:43

    위의 글에서 설명한 바와 같이 특정블로그에 대해서는 지메일로 포스트하는 것이 완전 가능합니다.기타 블로그에서 대해서는 간단한 애디터로 사용할 수 있겠지만 Windows live writer와 같은 기능을 하긴 어렵습니다.댓글 감사드립니다.