생산성 향상, 시간관리, 커뮤니케이션과 소셜 미디어을 위한 수많은 디지털 도구들이 인터넷을 통하여 급격히 확산되고 있습니다. 그러나 모든 도구들을 다 추적하고 번갈아 사용하는 것은 비생산적입니다. 도구의 숫자를 줄이거나, 정보와 도구를 한 곳으로 통합 시킬 필요가 있습니다.

Gmail은 훌륭한 이메일 시스템이며 할 일 관리와 커뮤니케이션을 통합한 도구입니다. Gmail을 잘 활용한다면 Gmail을 단순한 이메일 시스템이 아닌 개인 생산성 도구로 확장시켜서 거의 모든 일을 수행할 수 있습니다.

내가 처한 환경에서 어떻게 Gmail을 활용할 수 있을가요? 

 

Gmail을 기본 이메일 도구로 사용하기
Gmail은 스마트합니다. 필터와 라벨 및 검색은 Gmail 특유의 기능입니다. 임의의 어떤 편지가 도착했을 때 Gmail은 당신을 대신하여 분류/저장/라벨링/회신 등 작업을 자동으로 완성해 줄 수 있으며 온라인에서의 모든 작업은 바로 오프라인으로 이어질 수도 있습니다. Gmail에서는 전통적 의미의 파일 작업을 할 필요가 없으며, 거의 완벽한 No Paper 작업을 수행할 수 있습니다. 저는 오로지 Gmail만이 Email Zen에 도달할 수 있다고 봅니다.  

오프라인으로 Gmail을 사용하기
오프라인 Gmail을 사용하면 비행기나 기차 위에서, 남극 혹은 북극 등 인터넷 연결이 안되는 곳에서도 Gmail을 사용할 수 있습니다. 오프라인 Gmail이라고 지칭되지만, 실지 인터넷 연결이 끊어질 때까지도 온라인으로 걸어 놓고 사용해도 무방합니다.

Gmail을 To-do와 일정관리 도구로 사용하기
Gmail의 할 일 목록(Tasks)과 연동 및 동기화하는 스마트폰 앱을 사용하면 집 혹은 회사에서, 혹은 이동 중에도 모두 동일한 인터페이스에 접속하여 일정관리와 액션관리를 실시할 수 있습니다.  

Gmail을 나의 온라인/오프라인 RSS 구독기로 사용하기
유용한 정보가 많은 일부 사이트의 뉴스레터는 이메일의 형식으로 Gmail로 구독할 수 있습니다. 뉴스레터가  이메일 메시지로 들어온 후에는 필터를 이용해 자동으로 라벨을 붙이거나 별표를 추가해 특정 폴더에 저장 해둘 수 있습니다. 구글의 Feedburner 서비스를 이용하면 이메일 구독을 제공하지 않는 사이트의 RSS도 이메일 뉴스레터로 전환시켜 편지의 형식으로 받아볼 수 있습니다. 일부 특정 키워드나 카테고리의 글을 읽는 것을 원하지 않는다면 필터링 설정을 통해서 그런 편지들을 휴지통으로 보내 버립니다.

Gmail을 나의 기본 북마크 도구와 데이터베이스(DB)로 사용하기

4. Gmail로 들어오는 모든 편지(데이터)는 Gmail 자체의 자동 전달기능을 이용하여 내가 유료로 호스팅을 받고 있는 메일함으로 데이터를 전송할 수 있으며 또 이중백업을 실현할 수 있습니다. 웹페이지는 내 소유가 아니기때문에 언제든지 지워지거나 사라질 수 있지만 필요한 조취를 취하면, 나의 북마크는 없어지지 않게 됩니다.

1. 블로깅해야 할 내용은 모두 액션관리와 일정관리의 범주에 속하기때문에 Gmail에서 직접 관리할 수 있으며 Gmail에 북마크된 임의의 글이나 RSS에서 소스와 영감을 얻어서 바로 블로깅으로 전환이 가능합니다. Blogger, WordPress, Moveable Type 혹은  TypePad 등 특정 블로그는 메일함에서 포스트를 직접 작성하여 원격 포스트가 가능합니다.

2. 내 블로그의 RSS를 Gmail로 구독해두면 편지함에 자동으로 백업이 됩니다.

3. Disqus : Disqus를 내 블로그의 기본 댓글 시스템으로 설정하게 되면 Disqus를 설치한 다른 블로그나 내 블로그에 달린 모든 댓글을 모두 Gmail로 받아볼 수 있을 뿐만 아니라 댓글에 대한 답글은 Gmail을 떠나지 않고 Gmail에서 직접 작성하여 원격 포스트 할 수 있습니다. Disqus에 계정을 설치할 때 내 이메일을 Gmail 계정으로 등록을 하지 않았다면 여기서 이메일 주소를 Gmail 주소로 다시 교체하면 됩니다.

Gmail을 나의 소셜 네트워크 관리도구로 사용하기
Twitter, Facebook, Google+ 등 소셜 네트워크의 업데이트 알림를 Gmail로 수신하면, Gmail을 떠나지 않고도 소셜 네트워크에 있는 친구의 활동을 추적할 수 있게 됩니다. 소셜 네트워크를 구분하여 필터와 라벨을 미리 설정해 놓으면 알림 메일은 받은 편지함을 뛰어넘어 직접 제각기 보관이 됩니다. 수신을 원치 않은 일부 유형의 알림은 필터링하여 직접 휴지통으로 보낼 수도 있습니다. 

Google+ 사용자는 Gmail을 떠나지 않고도 구글 툴바에서 Google+에 직접 글을 올리거나 댓글을 달 수도 있습니다.

Gmail을 문자/음성/영상 채팅도구와 전화로 사용하기

모든 일을 다 이메일로 처리해야 하는 것은 아닙니다. Gmail의 문자와 음성/영상 채팅을 이용하면 빠른 소통을 할 수 있습니다. Google 음성 서비스를 이용하면 저렴한 가격으로 해외에 전화를 걸 수도 있습니다. (이미지 출처: Google)

Gmail, Google 문서도구와 사이트 도구에 저장된 모든 데이터를 통합검색하고 관리하기

1. Gmail Search Bookmarks와 같은 도구를 이용하거나, 수동으로 북마크를 잘 정리하여 내 Gmail에 들어있는 일련의 정보를 빠르게 검색할 수 있습니다. (이미지 출처: : Lifehacker)

2. Gmail의 [빠른 링크] 가젯에도 자주 사용하는 유용한 검색을 저장해둘 수 있습니다.

3. Gmail 실험실 기능인 [애플리케이션 검색]을 활성화 시키면 Gmail을 떠나지 않고도  Google 문서도구 및 사이트 도구를 같이 검색하여 검색을 확장할 수 있습니다. 애플리케이션 검색은 관련성이 가장 높은 문서도구 및 사이트 도구를 검색하여 Gmail 검색결과 아래에 표시합니다. 이 통합 검색을 이용하면 더 이상 파일, 이메일과 북마크를 특별히 정리하지 않아도 됩니다.

PS:  가장 중요한 사항
Inbox Zero가 궁극의 목표인 만큼 Gmail에 들어오는 RSS나 메일링 리스트의 량은 최대한 줄여야 함은 물론 할 일을 만드는 것이 아니라 줄이는 것이 가장 중요하다고 생각됩니다. 이 부분에 대해서는 독자분들께서 잘 알아서 처리하실 수 있으리라 믿습니다.  

개인적으로 도움이 된 관련 글들 :  

Hack Attack: Bookmarking with Gmail [Lifehacker]
Turn Gmail Into Your Ultimate GTD Inbox [Lifehacker]
Ten Must-Have Gmail Filters Available for Download [Lifehacker]
How to Make Gmail Your Ultimate Productivity Center [Zen Habits]
Making Gmail Your Gateway to the Web [Micro Persuasion]
Turn Gmail Into Your Personal Nerve Center [Micro Persuasion]
More Ways to Use Gmail as a Personal Nerve Center [Micro Persuasion]
Turn Gmail (or any E-mail Account) Into a Social Network Hub [Micro Persuasion]

Gmail을 궁극의 GTD도구와 생산성 센터로 - Gmail Tips#18 - 라이프해커