지메일이 최고의 이메일 시스템이며 Tasks와 커뮤니케이션을 통합한 도구라는 사실은 이미 널리 알려져 있다. 지메일을 잘 활용한다면 지메일을 단순한 이메일 시스템이 아닌 개인 생산성 도구로 확장시켜서 거의 모든 일을 수행할 수 있다. 지금 쓰려는 글의 주제는 두가지이다. '어떻게 하면 지메일을 나의 킬러 GTD도구와 생산력 센터로 만들 수 있는가? '와 '어떻게 스마트하게 지메일을 사용할 것인가?'에 관해서이다.
1. Gmail을 기본 이메일도구로 사용 : Gmail은 스마트하다. 자동 필터링과 라벨링 및 내부 검색은 지메일의 핵심기술이다. 임의의 어떤 편지가 도착했을 때 지메일은 당신을 대신하여 기초적인 분류/저장/라벨링 등 작업을 자동으로 완성해줄 수 있으며 온라인에서의 모든 작업은 바로 오프라인으로 이어진다. 지메일에선 전통적 의미의 파일링 작업을 할 필요가 없으므로 거의 완벽한 no paper작업을 수행할 수 있다. 본인은 오로지 Gmail만이 Email Zen에 도달할 수 있다고 본다.
2. 오프라인으로 Gmail을 사용 : 오프라인 지메일을 사용하면 비행기나 기차위에서, 남극 혹은 북극 등 인터넷 연결이 안되는 곳에서도 내 노트북에 편지를 쓸 수 있다. 오프라인 지메일의 가장 큰 장점은 로컬에 대한 개인 데이터의 동기화(싱크)이다. 흔히 오프라인 지메일이라고 말하지만 실지 인터넷 연결이 끊어질 때까지는 온라인으로 걸어놓고 정상적으로 사용하면 되므로 아무런 불편함이 없다.
3. Gmail을 To-do와 일정관리 도구로 사용 : 아래에 지메일에서 액션관리와 To-do 관리를 할 수 있게 해주는 몇가지 GTD 도구를 추천한다. 주의 : 데이터의 자동싱크(동기화)가 이루어지지 않는 이상 두가지 이상의 수집함(Inbox)과 To-do도구를 복합사용하지 않을 것을 권한다.
- Gmail Tasks : 심플하고 강유력하며 Tasks에 기한(due date)을 정해주면 Google Calenda와 자동으로 싱크(동기화) 된다. 이 곳의 Youtube 동영상을 꼭 감상해보시기 바란다.
- GTDInbox(ActiveInbox) : Firefox와 구글 크롬 사용자에게 추천할 수 있는 훌륭한 GTD도구이며, 프리미엄 서비스도 제공한다.
- RTM (Remember The Milk) : 지메일에 추가할 수 있는 Gmail Gadget를 제공한다.
- 기타 개성화한 도구도 있다. 대표적인 것은 Lifehacker에서 DIY한 이 GTD도구를 예로 들 수 있으나 불안정한 Gmail labs의 일부 요소를 응용했기에 일반 사용자들에게는 추천하지 않는다.
5. Gmail을 나의 온라인/오프라인 RSS 구독기로 사용 : 뉴스성이 강한 사이트의 Feed는 편지의 형식으로 지메일로 구독해 읽을 수 있다. Feed가 지메일 메시지로 들어온 후에는 선택한 편지를 지메일의 특정 폴더에 보관(북마크)해둘 수 있다. 지메일 Web Clips에도 필요한 Feed를 추가할 수 있다. Feedburner나 Feedblitz와 같은 서비스를 이용하면 이메일 구독을 제공하지 않은 그 어떤 사이트의 RSS도 이메일 뉴스레터로 전환시켜 편지형식으로 받아볼 수 있다. 일부 특정 키워드나 카테고리의 글들을 읽는 것을 원하지 않는다면 필터링 설정을 통해서 그런 편지들을 휴지통으로 보내버릴 수도 있다.
- 지메일창을 떠나지 않고 Google Reader와 기타 임의의 구글 apps를 직접 사용하려면 아래의 글에서 얘기한 팁과 도구를 참조하면 된다. Gmail창에서 필요한 웹사이트를 직접 사용하기 - Gmail Tips #7
6. Gmail을 나의 기본 북마크 도구와 데이터베이스(DB)로 사용 : delicious나 마가린과 같은 소셜북마크 시스템도 좋겠지만 내 지메일에 웹 페이지를 북마크해둘 수도 있다. 왜냐면 지메일은 검색이 잘 되기에 웹페이지를 지메일로 저장한 후에는 언제 어디서나 쉽게 원하는 메시지를 신속하게 찾을 수 있으며 또 원하는 태그(라벨)는 필터링을 통하여 자동으로 부착시킬 수 있으므로 시간이 절약된다.
-toread.cc : 웹서핑을 하다가 재미있는 웹페이지를 발견했을 때는 toread.cc의 북마크릿을 사용하여 쉽게 전체 웹페이지를 내 지메일로 보낼 수 있어서 이 도구를 추천한다. 오프라인 지메일을 사용하게 된다면 모든 지메일 북마크는 내 로컬 하드에도 저장이 된다. toread.cc 사이트의 발신자 주소를 검색어로 필터링을 설정하게 되면 지정된 폴더로 가 쌓여있는 북마크된 글을 읽어볼 수 있다. (아래는 필터설정의 예제이다.)
Matches: from:(info
- 이메일로 구독한 Feed나 블로그 포스트중 유용한 내용들은 지메일에서 자연스럽게 직접 북마크할 수 있으며 필요없는 편지는 삭제를 한다. 북마크된 글의 라벨 설정은 라벨이름앞에 일율로 B/ 를 붙여서 관리하는 것이 좋으며 여기서 B/는 Bookmark를 의미한다. (예: B/Google, B/Gmail, B/Howto ... ) 아래 스크린샷을 클릭해보시면 된다.
Tip1: Yahoo! Alerts의 편지가 스팸으로 잘못 필터링되는 경우가 있는데 아래와 같이 필터링을 설정하거나 Yahoo! Alerts메일주소를 지메일 주소록에 미리 추가해주면 이런 문제가 없게 된다.
from:(aler
Tip2 : 지메일로 들어오는 모든 편지(데이터)는 지메일자체의 자동 전달기능을 이용하여 내가 유료로 호스팅을 받고 있는 다른 서버에 위치해있는 메일함으로 데이터를 전송할 수 있으며 이중백업을 실현할 수 있다.
7. Gmail을 나의 블로깅 관리도구로 사용 : 블로깅 프로젝트와 블로깅해야 할 내용은 모두 액션관리와 일정관리의 범주에 속하기때문에 지메일에서 직접 관리할 수 있으며 지메일에 북마크된 임의의 글이나 RSS에서 소스와 영감을 얻어서 바로 블로깅으로 전환이 가능하다. Blogger, Wordpress, Moveable Type 혹은 TypePad 등 특정 블로그는 메일함에서 포스트를 직접 작성하여 원격 포스트가 가능하다. 뿐만아니라 내 블로그의 RSS를 지메일로 구독해두면 지메일에 자동 백업이 된다.
- Disqus : Disqus(디스커스)를 내 블로그의 기본 댓글 시스템으로 설정하게 되면 disqus를 설치한 다른 블로그나 내 블로그에 달린 모든 댓글을 모두 지메일로 받아볼 수 있을 뿐만 아니라 댓글에 대한 답글은 지메일을 떠나지 않고 지메일에서 직접 작성하여 원격포스트 할 수 있다. Disqus에 계정을 설치할 때 내 이메일을 지메일계정으로 등록을 하지 않았다면 이곳에서 변경 및 재설정이 가능하다.
8. Gmail을 나의 소셜 네트워크 관리도구로 사용: 소셜 네트워크의 업데이트는 Google Reader에 구독하거나 텍스트형식의 Feed로 이메일로 구독해서 시간을 내서 읽는 것이 편리하다. 소셜 미디어 사이트를 일일히 방문하는 것은 시간랑비가 된다.
- Twitter: TwitterGarget를 이용하면 지메일에서 직접 트위터를 사용할 수 있으며 트위터의 거의 모든 기능을 다 사용할 수 있다.
- Facebook : 지메일에 추가할 수 있는 gadget이 있긴 하지만 지메일의 속도를 느리게 하므로 개인적으로는 추천하지 않는다. 대신 Facebook Group이나 친구의 메시지를 지메일에서 받아볼 수 있게 설정하는 것이 중요하며 Facebook을 방문하지 않더라도 Facebook을 자동 업데이트 시킬 수 있는 애플리케이션은 무지 많다. 이외에 친구가 올린 Facebook 댓글에 대해서서는 지메일에서 직접 Reply가 가능하다.
- 지메일에 추가가능한 gadget는 여러가지가 있으나 어떻게 사용할 것인가는 여러분들의 선택에 달려 있다. 단 필요한 가젯만을 추가할 것을 권하며 이메일의 사용에 얼마만큼 영향을 미치냐를 고려해야 한다.
업데이트 : 현재 본인은 위의 가젯을 거의 다 사용하지 않고 있다 :)
9. Gmail을 문자/음성/영상 채팅도구로 사용 : 지메일에 내장되어 있는 GTalk창을 이용하여 문자와 음성/영상채팅까지도 가능하며 Gtalk로 내 FrinedFeed로 글을 내보내거나 FrinedFeed의 실시간 메시지를 대화창에서 Live로 확인 할 수도 있다.
10. Gmail과 내 로컬하드에 저장된 모든 데이터의 통합검색과 관리 : Gmail Search Bookmarks와 같은 도구를 이용해서 브라우저 툴바를 잘 설정해주면 내 지메일에 들어있는 일련의 정보를 쉽게 검색해낼 수 있다.(이미지 출처: : Lifehacker)
- Gmail의 Quick Links에도 자주 사용되는 유용한 검색 명령어을 저장해둘 수 있수 있다.
- 온라인과 오프라인의 모든 필요한 데이터를 클라우드와 내 컴퓨터로부터 신속하게 찾아내고 통합관리하려면 Google 데스크톱을 사용하면 된다. 더 이상 파일, 이메일 및 북마크를 직접 정리할 필요가 없다고 볼 수도 있다. Google 데스크톱을 사용하면 단순히 컴퓨터를 검색하는 것이 아니라 가젯 및 사이드바를 통해 웹에서 새로운 정보를 수집하고 체계적으로 관리할 수도 있다.
PS ) Inbox Zero가 궁극의 목표인만큼 지메일에 들어오는 RSS나 메일링 리스트의 량은 최대한 줄여야 함은 물론 할 일을 만드는 것이 아니라 줄이는 것이 가장 중요하다. 이 부분에 대해서는 독자분들께서 잘 알아서 판단하실 수 있으리라 믿는다.
참고자료:
Hack Attack: Bookmarking with Gmail [Lifehacker]
Turn Gmail Into Your Ultimate GTD Inbox [Lifehacker]
Ten Must-Have Gmail Filters Available for Download [Lifehacker]
How to Make Gmail Your Ultimate Productivity Center [Zen Habits]
Making Gmail Your Gateway to the Web [Micro Persuasion]
Turn Gmail Into Your Personal Nerve Center [Micro Persuasion]
More Ways to Use Gmail as a Personal Nerve Center [Micro Persuasion]
Turn Gmail (or any E-mail Account) Into a Social Network Hub [Micro Persuasion]
지메일을 궁극의 GTD도구와 생산력 센터로 - Gmail Tips#18 - 라이프해커
'Productivity' 카테고리의 다른 글
| To-Do List를 죽여라 (4) | 2010/05/23 |
|---|---|
| A4용지를 시간관리와 메모 도구로 활용하는 방법 (0) | 2010/02/19 |
| 당신의 생산성 킬러 - 구글 버즈Google Buzz와 소셜네트워크 (0) | 2010/02/18 |
| 효율적인 3차원/4차원 피드 정리와 읽기 - 구글 리더에서의 GTD (0) | 2010/01/10 |
| 소셜 미디어 관리와 메신저 사용을 Firefox 부가기능 yoono로 통합한다. (0) | 2009/10/08 |
| 지메일을 궁극의 GTD도구와 생산력 센터로 - Gmail Tips#18 (2) | 2009/08/11 |
| 지메일 Tasks 사용 팁 - Gmail Tips #13 (0) | 2009/03/14 |
| 개인 생산성을 향상시켜주는 파이어폭스 Firefox 확장기능 모음 (1) (10) | 2009/03/01 |
| 유용한 개인 시간관리와 액션관리 보조도구 모음 (2) | 2009/02/17 |
| 당신의 선택은 Google의 온라인 생산성도구? (0) | 2009/01/30 |
| ZTD의 10가지 습관 10 - 열정(Passion) (8) | 2008/12/03 |
TAG email,
Firefox,
gmail,
Gmail Labs,
Gmail Tips,
Google,
Google Calendar,
google reader,
GTD,
GTDInbox,
lifehacks,
RSS,
twitter,
ZTD
저는 지메일을 간단한 메모와 작은 파일보관함으로 사용하고 있었는데 이런 방식으로도 활용이 가능하네요. 블로그 에디터나 북마크서비스를 따로 이용할 필요없이 지메일에서 통합해서 사용한다.. 생각도 못했습니다. 좋은 정보 감사합니다.^^.
위의 글에서 설명한 바와 같이 특정블로그에 대해서는 지메일로 포스트하는 것이 완전 가능합니다.기타 블로그에서 대해서는 간단한 애디터로 사용할 수 있겠지만 Windows live writer와 같은 기능을 하긴 어렵습니다.댓글 감사드립니다.